AI에게 “알아서 잘 정리해줘”라고 말하면, 우리는 AI가 만든 결과물을 다시 정리하는 데 시간을 허비하게 됩니다. AI를 진정한 ‘업무 자동화’ 도구로 활용하려면, 원하는 결과물의 ’형식(Format)’을 명확하게 지정하는 것이 핵심입니다.
이 장에서는 표, 보고서, PPT, 이메일 등 실무에서 자주 사용하는 문서 형식별로 어떻게 출력 형식을 지정해야 하는지, 복사해서 바로 쓸 수 있는 프롬프트 예시와 함께 알아봅니다.
1. 표(Table) 형식으로 데이터 정리하기
데이터를 비교하거나 구조화할 때 표 형식은 가장 효과적인 방법입니다. AI에게 명확한 표 구조를 알려주면, 복잡한 정보도 한눈에 파악할 수 있도록 정리해줍니다.
경쟁사 비교 분석표
상황 설명: 여러 경쟁사의 정보를 단순히 나열하는 대신, 명확한 비교 기준을 담은 표로 만들어 달라고 요청합니다. 이렇게 하면 각 사의 장단점을 직관적으로 비교하고, 전략적 의사결정을 내리는 데 큰 도움이 됩니다.
[요청 사항] 경쟁 솔루션 3개(A사, B사, C사)를 비교하는 표를 Markdown 형식으로 작성해줘.
- 비교 항목: ‘가격(연간)’, ‘핵심 기능’, ‘고객 평점(5점 만점)’, ‘시장 점유율’
- 추가 요청: 각 항목별로 우리 제품 대비 장점과 단점을 분석하고, 이를 ‘경쟁 우위 분석’ 열에 요약해줘.
- 데이터:
- A사: 200만원, AI 분석, 4.5점, 35%
- B사: 150만원, 보고서 자동화, 4.2점, 40%
- C사: 120만원, 클라우드 연동, 3.8점, 25%
- 우리 제품: 180만원, AI 분석 및 보고서 자동화, 4.8점, 신규 진입
[출력 형식]
| 가격(연간) |
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| 핵심 기능 |
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| 고객 평점 |
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| 시장 점유율 |
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| 경쟁 우위 분석 |
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2. 보고서 형식으로 정보 구조화하기
보고서는 논리적인 구조가 생명입니다. AI에게 보고서의 ’목차’를 미리 알려주면, AI는 그 구조에 맞춰 체계적이고 전문적인 보고서를 작성합니다.
월간 실적 보고서
상황 설명: 단순히 “실적 보고서 써줘”가 아니라, ’요약 → 주요 지표 → 상세 분석 → 문제점 및 개선 방안 → 다음 달 계획’이라는 명확한 구조를 제시합니다. 이렇게 하면 AI는 경영진이 원하는 핵심 정보를 논리 정연하게 담아냅니다.
[역할 및 목표] 당신은 영업팀장입니다. CEO에게 보고할 ’2024년 10월 영업팀 실적 보고서’를 작성해주세요.
[데이터]
- 총 매출: 5.2억원 (목표 대비 104%, 전월 대비 15% 증가)
- 신규 고객: 35개사 (목표 대비 116%)
- 주요 성과: ‘알파 프로젝트’ 10억 규모 계약 성사
- 부진 사항: ‘베타 제품’ 매출 목표 대비 70% 달성
- 이슈: 경쟁사 C의 공격적인 가격 할인 정책으로 인한 고객 이탈 우려
[출력 형식] 보고서는 다음 구조에 따라 작성하고, 각 섹션 제목은 명확하게 구분해줘.
1. 요약 (Executive Summary)
- 10월 전체 실적에 대한 핵심 내용을 3줄로 요약.
2. 주요 성과 지표 (KPI)
- 총 매출, 신규 고객 수, 계약 성사율 등 핵심 지표를 표로 정리.
- 목표 대비, 전월 대비, 전년 동기 대비 수치를 함께 제시.
3. 상세 분석
- 성과 분석: ‘알파 프로젝트’ 계약 성사의 성공 요인 분석.
- 부진 분석: ’베타 제품’의 매출 부진 원인 분석.
4. 리스크 및 개선 방안
- 경쟁사 C의 정책에 대한 대응 방안 제시.
- ‘베타 제품’ 매출 증대를 위한 다음 달 액션 플랜 제안.
5. 다음 달 목표
[기타 요청]
- 긍정적인 성과는 파란색, 부정적인 내용은 빨간색으로 강조해줘.
- 전체 분량은 A4 2페이지 이내로 간결하게 작성.
3. PPT 슬라이드 형식으로 발표 자료 만들기
AI는 디자인을 직접 할 수는 없지만, 발표의 논리적 흐름을 담은 ’슬라이드 개요’를 완벽하게 만들 수 있습니다. 각 슬라이드의 제목과 핵심 내용을 미리 설계해달라고 요청하면, 발표 자료 제작 시간을 획기적으로 줄일 수 있습니다.
신사업 제안 발표 자료
상황 설명: “신사업 발표 자료 만들어줘”가 아니라, 15장짜리 슬라이드의 각 장에 어떤 내용이 들어가야 하는지 구체적으로 지시합니다. 이렇게 하면 AI는 발표의 목적과 대상(투자 심의위원회)에 맞춰 설득력 있는 스토리라인을 구성해줍니다.
[역할 및 목표] 당신은 신사업기획팀 팀장입니다. 투자 심의위원회를 대상으로 ‘AI 기반 개인 맞춤형 영양제 추천 서비스’ 신사업 제안 발표를 해야 합니다. 20분 발표에 맞춘 15장 분량의 PPT 슬라이드 개요를 작성해주세요.
[출력 형식] 각 슬라이드는 다음 형식으로 작성해줘.
[슬라이드 번호] 슬라이드 제목
- 핵심 메시지: (이 슬라이드에서 전달할 가장 중요한 한 문장)
- 주요 내용: (3~5개의 글머리 기호로 상세 내용 요약)
- 시각 자료 제안: (예: 시장 성장률 그래프, 서비스 화면 예시 이미지, 고객 여정 지도 등)
[슬라이드 구성]
- 1-3장 (도입): 시장의 문제점과 기회 (예: “영양제, 더 이상 감으로 먹지 마세요!”)
- 4-7장 (본론1 - 솔루션): 우리 서비스의 핵심 기능과 기술적 차별성
- 8-11장 (본론2 - 사업성): 비즈니스 모델, 목표 고객, 마케팅 전략, 재무 계획
- 12-14장 (결론): 팀 구성, 실행 로드맵, 예상 리스크 및 대응 방안
- 15장 (마무리): 투자 요청 금액 및 기대 효과, Q&A
4. 이메일 형식으로 커뮤니케이션하기
이메일은 목적과 대상에 따라 구조와 톤이 완전히 달라집니다. AI에게 이메일의 구조를 명확히 알려주면, 상황에 맞는 전문적인 이메일을 순식간에 작성할 수 있습니다.
고객사 대상 제안 메일
상황 설명: 잠재 고객에게 보낼 첫 제안 메일의 구조를 ‘제목 → 인사 → 문제 제기 → 해결책 제시 → 차별점 → 다음 행동 제안’ 순으로 명확하게 지시합니다. 이렇게 하면 AI는 고객의 관심을 끌고, 다음 단계로 이어질 가능성을 높이는 효과적인 세일즈 메일을 작성합니다.
[역할 및 목표] 당신은 B2B SaaS 기업의 세일즈 매니저입니다. 최근 웨비나에 참석한 잠재 고객(○○기업 김부장님)에게 후속 조치 및 솔루션 제안 메일을 보내야 합니다.
[출력 형식] 다음 구조와 톤앤매너에 맞춰 이메일 초안을 작성해줘.
- 제목: [회사명] 김부장님, 웨비나에서 질문주셨던 ’데이터 활용’에 대한 답변입니다.
- 본문:
- 인사 및 관계 형성: “지난번 저희 웨비나에 참석해주셔서 감사합니다. 특히 ~에 대해 깊은 관심을 보여주셔서 인상 깊었습니다.”
- 고객의 문제 상기: “웨비나에서 말씀하셨던 것처럼, 많은 기업이 데이터를 보유하고 있지만 제대로 활용하지 못하는 문제를 겪고 있습니다.”
- 솔루션 제안 (핵심 가치 3가지): “저희 솔루션은 1) 데이터 자동 수집, 2) AI 기반 분석, 3) 시각화 대시보드 제공을 통해 이 문제를 해결합니다.”
- 차별화 포인트: “특히 저희는 ~ 기능으로 경쟁사 대비 30% 빠른 분석 속도를 제공합니다.”
- 다음 행동 제안 (Call to Action): “괜찮으시다면 다음 주 중 20분 정도 시간을 내어, 김부장님만을 위한 맞춤 데모를 보여드리고 싶습니다. 아래 링크에서 편하신 시간을 선택해주세요.”
- 마무리 인사 및 서명
- 톤앤매너: 전문적이면서도 친근하게, 일방적인 홍보가 아닌 문제 해결을 돕는다는 느낌으로.
출력 형식 지정을 위한 최종 체크리스트
원하는 출력 형식을 명확하게 지정하는 습관은 AI 활용의 효율성을 극대화하고, 당신을 ‘AI를 부릴 줄 아는’ 유능한 전문가로 만들어 줄 것입니다.